个税改革,人人获益

2018年12月22日,国家税务总局公布了《个人所得税专项附加扣除操作办法(试行)》,首次明确了纳税人享受扣除及办理时间、报送信息及留存备查资料、信息报送方式。通常情况下,为了统一化的人资管理,企业更倾向于集中采集相关的信息,代员工完成人员信息报送的方式。但是,人事或财务人员并不了解职工具体情况,而且工作繁杂,因此纳税人需要填写《个人所得税专项附加扣除信息表》,直接交给所在的企业,企业再将表格的相关信息导入或者录入扣缴端软件,并在次月办理扣缴申报时提交给主管税务机关,这样确保纳税人能实际享受到专项附加扣除。

个人所得税专项附加扣除信息表

图1:个人所得税专项附加扣除信息表

手工填报,费时费力

按照传统的方式,员工需要通过纸质或Excel文件填写扣除信息,交给财务或人事部门后,由后者将其重新录入到人事档案,并通过税务系统进行申报。员工的扣除信息发生变更时,财务或人事部门也需要手工做记录,以免在次月办理扣缴申报时遗漏。

但是,《扣除信息表》的项目繁多,使用传统方式填写极易发生漏填、错填、错过申报等情况,反复的核对与修改费时费力,导致工作效率低下,更有甚者可能带来一定的法律风险。如何才能利用信息化手段,完成个税专项附加扣除信息的采集和管理?

系统采集,高效准确

某企业采用 活字格企业Web应用生成平台,仅花了2天时间,即搭建出专门的信息采集系统并投入使用。初次使用这套信息采集系统时,按照以下流程执行采集:

  1. 员工使用浏览器在线填写信息。系统对数据进行有效性校验,确保没有漏掉的项目和错误的格式后方可保存。

  2. 系统将信息以《个人所得税专项附加扣除信息表》格式打印,员工签字后交人事部留档。

  3. 人事部随时查看员工的填写进度,确保信息采集工作按计划进行。

  4. 次月办理扣缴申报时,人事部导出员工填写的数据,通过税务系统的客户端向主管税务机关提交申报。

在后面的工作中,当有新员工加入或员工的扣除信息发生变化时,则按照以下流程进行采集:

  1. 员工使用浏览器在线填写或修改已经填写的信息。系统对数据进行有效性校验,确保没有漏掉的项目和错误的格式后方可保存。

  2. 系统将息以《个人所得税专项附加扣除信息表》格式打印,员工签字后交人事部留档。

  3. 办理扣缴申报时,人事部查导出所有尚未申报或需要变更的员工信息,通过税务系统的客户端向主管税务机关提交申报。

相比于纸质或Excel的工作方式,信息采集系统凭借数据统一化、多人协作等特性,简化了工作流程,大幅提升了人事部门的工作效率。更重要的是,信息采集系统赶在2019年1月1日前上线,可以让员工在2019年的第一个月就享受到专项附加扣除带来的好处。

扣除信息填报系统结构示意图

图2:扣除信息填报系统结构示意图

与自由修改的Excel文件不同,该填报系统具备数据格式化和校验功能,当检测到员工填写的信息有遗漏或不符合要求时,会自动提示填写者;对于数字、日期等格式不符合要求的情况,系统会自动修正以满足格式要求。

员工端填写信息的页面

图3:员工端填写信息的页面

为了进一步提升工作效率,填报系统支持员工与人事部门协作的工作方式。人事部可以通过系统随时查看员工的填写进度,确保所有员工的都顺利完成信息采集。需要办理扣缴申报时,人事部可以获取需要申报的员工信息,导出成Excel文件。在经过简单核对后,将其录入或导入税务系统中,完成个人所得税专项附加扣除信息的申报工作。

管理端填写进度查看页面(示例数据)

图4:管理端填写进度查看页面(示例数据)

上述功能,均使用 活字格 Web 应用生成平台搭建,整个过程完全不需要写代码,在图形化设计器上拖拽即完成了包含数据表设计和输入有效性验证在内的全部功能。

活字格图形化设计器界面

图5:活字格图形化设计器界面

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