概述

针对活字格工作流进行详细介绍,包括工作流状态和流程,以及普通流程和审批流程的功能点详解。

工作流简介

通过上一节对工作流和活字格用户管理的学习,大家对活字格的工作流多多少少了解了一部分,本节我们来继续学习活字格中的工作流应该怎么设置和应用。

活字格的工作流针对于表,设置在表上,流转的是表中的数据记录。默认表是没有开启工作流的,需要手动开启数据表的工作流。

活字格工作流

工作流设置分为两个部分:状态和流程。从字面意思大家也都可以理解,状态可以理解为从工作流的开始到结束,整个工作流需要经过哪些状态。流程分为普通流程和审批流程,当前状态不用经过审批时使用普通流程,例如类似出差申请提交时,财务部预算的状态只需要进行流程流转,并不需要审批,此时使用普通流程。请休假管理模块部门领导审批时则需要使用审批流程。

普通流程

接下来,我会针对普通流程的功能进行一个详细的介绍。

1、点击“添加普通流程”按钮即可在工作流流程中添加普通流程。

普通流程

2、普通流程的多个配置节点。包括了起始状态,操作名称,操作前命令,操作后命令,操作状态(抢先式、会签式),条件,结束状态和担当者。

起始状态:当前环节开始的状态,从工作流状态中选择,每个状态只能被选择一次。

起始状态

操作名称:流程流转的操作名称。例如同意/不同意,批准/拒绝等等。

操作名称

操作前命令/操作后命令:在点击同意按钮会将工作流向下流转,可以在流程流转前和流转后分别添加相应的命令操作,例如数据表操作命令,发送邮件命令,消息弹框命令等等。

操作前命令/操作后命令

操作前命令/操作后命令

操作状态:如果担当者为多人时,通过选择操作状态判断审批模式。操作状态包括抢先式,会签式。抢先式代表多人审批一人通过即可继续流转,会签式代表多人审批,所有人通过即可继续流转。

操作状态

条件:在工作流中可以设置多个流程分支,用不同的条件判断流转哪个状态。支持“并且”和“或者”多条件组合使用。

条件

条件

条件字段可以使用该工作流表中的所有字段。与页面中的表格查询条件一致。这时候就会用到了用户管理中的组织级别,当在用户管理中设置了组织级别之后,用户类型的字段就会新增这些属性,可以通过用户的扩展属性获取对应的总公司,分公司或者部门,将创建者的扩展属性作为流程条件进行流转。

条件

条件

起始状态,操作,条件配置节点都可以通过点击绿色(+)按钮在该节点上添加分支。

活字格工作流

结束状态:当前环节结束的状态,从工作流状态中选择,每个状态只能被选择一次。

结束状态

担当者:下一环节(结束状态)处理人。分为角色,自定义,用户三种类型。担当者也可以通过点击绿色(+)按钮增加。有一个地方需要注意下,如果普通流程后边紧跟着审批流程,该普通流程不需要设置担当者。

  • 可以选择对应的角色作为担当者。

活字格工作流

当选择角色为担当者时,可以基于组织结构对该角色进行过滤。例如部门副经理角色,可以选择基于创建者的组织结构过滤,计算出来的担当者为创建者所属部门的部门副经理。勾选基于组织结构过滤,点击高级设置可以设置基于哪个用户的组织结构过滤。

活字格工作流

  • 选择自定义用户为担当者。自定义用户包括创建者,最后更新者以及表中用户类型的字段。

活字格工作流

  • 选择用户管理中的用户作为担当者。

活字格工作流

担当者的选择分为从列表中选择用户和列表中所有用户。从列表中选择用户意思是可以从担当者列表中选择一个用户作为担当者。列表中所有用户意思是不需要选择,默认为设置的所有担当者。

活字格工作流

上述便是活字格工作流中普通流程的功能点详解,除此之外,活字格工作流中还有另一种流程,请大家继续和我向下看。

审批流程

普通流程的功能和设置在之前的讲解中都已经讲到了,在此基础上,活字格4.0新增了审批流程,审批流转旨在解决复杂多变的审批,包括领导角色自动过滤,相邻两个环节担当者相同时自动跳过,设置驳回策略等等。相比较普通流程而言,审批流程的设置大同小异,相对来说比较简单。

审批流程

与普通流程相同的地方我就不再过多介绍,主要的区别在于审批流程的配置。审批流程的设置包括了申请人,审批人,是否基于组织过滤,审批进入条件,命令配置,多用户审批策略,审批退回策略,批准/拒绝按钮显示文本内容等。

审批流程

审批流程

申请人:审批流程处理的记录的申请人。

申请人

审批人:审批流程的审批人均基于角色,如下图,该审批流程中分别包括了部门副经理审批,部门经理审批,分公司副经理审批等等。默认环节担当者为该角色中的所有用户。

审批人

是否基于组织过滤:审批人默认为角色中的所有用户,可以通过勾选基于组织过滤,从角色中以申请人的组织进行过滤,选择角色中对应部门的用户进行审批。

是否基于组织过滤

审批进入条件:当满足了某一条件之后执行该环境,不满足的话继续向下流转。

审批进入条件

命令设置:与普通流程类似,可以在批准/拒绝前后设置相应命令。简便的是审批流程因为可以直接设置退回策略,所以不需要设置多条,命令也就在一个页面就能设置,包括批准前,批准后,拒绝前,拒绝后.

命令设置

命令设置

多用户审批策略:与普通流程中的抢先式和会签式相同,当该环节担当者为多人时,可以选择不同的审批策略进行审批.

多用户审批策略

审批退回策略:在普通流程中如果想在一个环节中设置批准和拒绝流转不同的环节你需要设置流程分支,但是在审批流程中你可以直接设置审批退回的策略,该策略用于你在点击拒绝按钮的时候自动执行.分为退回初始状态,逐级退回,结束流程三种形式.

审批退回策略

至此,审批流程的基本功能就已经讲解完毕了。

本章节对活字格工作流中的功能进行了细节化的讲解,如果大家还想继续了解的话可以参考我们的帮助手册视频教程

除此之外还有我们辛勤的小蜜蜂为大家直播讲解活字格工作流。

工作流的录播地址,可快进20分钟后观看:http://live.vhall.com/695979324

当然,如果想要更好的运用工作流,多动手才是王道,眼过千遍,不如手过一遍。


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