一. 企业介绍

武汉铭天信息科技有限责任公司(简称:武汉铭天),是一家大型专业的管理信息系统软件产品开发制作和应用服务公司。公司以“财务信息化专业定制服务”为核心业务,在行业里积累了20多年专业知识体系和丰富的经验。

二. 项目背景

由武汉铭天为湖北省某厅级单位研发的预算执行系统,是一款用于财务管控的管理工具。该系统旨在建立统一集成的网上报销流程,实现局域网多点报销审核与预算控制,以此提高财务审核报销与预算控制的效率。

该系统将计划预算编制、支付核销环节均纳入控制,实行按费用标准、按费用比率内部控制流程及报销单据的可自定义及配置,主要用于解决预算管理中存在的问题:

1. 预算执行是单位财务管理的一个重要内容。随着单位人员数量增加,单位的费用审批预算工作也变得越来越复杂。

2. 早期的预算审批都是使用人工方式处理纸质材料,不仅花费了财务人员大量的时间且不易保存,还往往因个人因素抄写不慎或计算疏忽,导致预算审批错误的现象时有发生。

3. 以微型计算机为处理核心,以数据库管理系统为开发环境的预算执行系统在办公自动化以及商业信息管理等方面的应用,日益受到人们的关注。

4. 目前大部分单位都是将表格文件打印或通过 E-Mail 发给各级审核和员工确认,在没有收到反馈问题时才会审批发放。然而,市面上却没有单独针对预算费用审批而设计的解决方案,具体的预算审批依然通过人工方式采集、录入和管理,这样会大量消耗人力资源,增加人力成本和预算审批的复杂程度。

为解决上述问题,该系统以财政批复的预算金额为主线、支付核销环节均纳入控制,实行按费用标准、按费用比率内部控制流程。系统中的预算数据来源于预算编制系统,由其动态预算执行结果并回写供预算分析使用。同时,系统还保留了费用台帐,可供业务部门查看剩余可用预算。

该系统通过与财务系统共享数据,将费用控制过程的业务单据转化为财务系统预制会计凭证,导入财务核算系统中,减少了大量重复工作,系统所涉及的“费用、资金、支付、 预算”等要素,均对经费实行实时的统一精细化、在线化、科学化管理控制。

预算执行系统的特色功能:

1、支持预算会计与财务规划下的重分类
网上报销控制模块确定了费用报销与费用归属的组织概念,运用预算会计科目与核算会计科目,支持并满足了在财务规划管理环境下的管理会计与预算会计的平行核算重分类。

2、与不同预算编制模式相互衔接的预算控制方案
与财政部门“预算管理软件”数据对接,区别年度预算、追加预算、月度资金计划及其混合模式下的费用控制基础,最终形成不同的控制方案。

3、支持核算会计科目控制与费用标准控制技术
在费用支出与报销环节,制定的费用标准是内部控制的重要要素。费用标准不是用来考核业务总量的合理性,但对报销标准、单次费用或人天费用标准同样起到控制作用。在预算控制中,针对不同费用预算科目,可以定义控制标准,并在单据报销审核环节,给予控制性提示。

4、控制流程、单据可配置化
流程可配置:根据单位财务支出的对象与审批权限规则,借助该系统,可灵活设置不同的业务支出类型,形成不同的支出单据,再根据组织权限流程设置符合授权制度的电子审批流程。
单据可配置:按照单位管理偏好与实际情况需要,配置出体贴用户习惯的业务单据。再根据内部控制规定的授权制度,确定各级管理人员的权限与资金额度,配置出不同的审批流程。

5、支持网上报销的电子凭证化
在填制业务单据时,允许上载多个附件,如合同、批文、发票等,实现电子化的财务审批及原始票据电子化存档。

6、数据共享减少重复工作量
系统的预算数据来源于预算编制系统,动态预算执行结果将定期回写预算系统以供预算分析使用,同时预算控制系统将保留费用台帐,供业务部门查看剩余可用预算;通过与财务系统共享主数据形成对应,将费用控制过程的业务单据转化为财务系统预制会计凭证,导入财务核算系统,减少重复工作量。

三. 项目架构图

四. 项目截图

(在线编辑用户要打印的凭证模版)

(绑定客户填报数据)

(打印客户纸质凭证)

五. 选择表格控件 SpreadJS 的主要原因

SpreadJS 为该系统带来的价值,主要体现为:

1、建立统一的制度及指标。
系统借助SpreadJS,轻松实现了类Excel的功能模块,把各项财务“制度规范”要求及“指标控制”内嵌入系统,将财务支出的政策要素、指标要素和标准要素在填报模板中反映,让财务支出“怎么报”、“报哪些”、“报多少”一目了然, 切实解决了传统支出报销过程中财务人员解释难、经办人员理解难、 支出预算控制难的“三难”问题。

2、完善自动化审批、计算流程,防范隐患于未然。
传统的核销方式中人为主观性较强、弹性较大,容易造成工作纰漏和差错,导致执行制度不到位、审核把关不严格等问题,进而引发财务管理风险和隐患。为此,该系统在SpreadJS 原生API的基础上二次开发,实现了“三重防护”,完善了自动化审批和计算流程,如借助 SpreadJS 的单元格特性为填报模板设置了标准化参数,对于超过标准的申请,系统将无法进入审批环节,从源头上杜绝了超标支出的风险;借助 SpreadJS 将审批流程迁移至线上,从源头上遏止了人工填报、审核不严、发票真假难辨、多报错报等问题的出现;借助 SpreadJS实现了标准化控制流程, 基本杜绝了“先开支、后审批”或“无预算、有开支”等程序倒置的违规现象,从根本上规范财务审批流程。

3、支出过程网上留痕、审批过程全部可溯。
借助 SpreadJS产品的前端特性,系统的在线审批模块实现了痕迹化管理,使每一步操作、每一笔支出都保留印记,确保过程可追溯、 可还原、可追责。经办人通过系统提交报销申请、报销事项,系统初审通过后会将信息推送到审核人名下,通过即时工作提醒,审核人会发现自己名下的待办工作任务, 以便于能及时处理,省时省力高效可行。在财务支出流程,审批通过可以直接推送到下一审批环节,审批未通过就直接回退到上一环节,审批意见和审批过程清晰,责任范围划分明确,整个过程可回溯,让经办人看得明白、审批人审得放心。

4、多级权限管控。
借助SpreadJS实现的权限管控,保证所有人都能根据财务管理要求通过线上进行申请、审批等权限操作。此外,系统围绕财务审批流程,将预算管理、公务接待、会议管理、培训管理、差旅费管理、设备购置等所有支出项目囊括其中,实现所有支出审批领域不漏项、无死角。通过人员、业务双重覆盖,保证所有人员进行的任何支出申请、审批、管理事项都能够在系统中呈现。

5、支出状态网上查询。
借助 SpreadJS 高效的计算引擎,系统具备了强大的信息整合和数据归集能力,通过对支出审批事项全过程数据信息的记录、筛选和分析,保证了财务支出“三个可查”:

  • 审批流程可查
  • 支出预算可查
  • 统计数据可查