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创建和管理文档运行计划

1. 概述

1.1 功能概述

运行计划功能允许用户创建、配置和管理文档的执行计划。通过设置任务的开始时间和执行频率(如每日、每周、每月),用户可以确保任务按时自动运行,减少手动操作,提高工作效率和准确性。

1.2 应用场景

以下是几个典型的应用场景:

  1. 数据同步与更新

  • 设置定时任务,定期同步数据,确保系统数据始终保持最新。

  • 在特定时间自动更新报表或仪表板,以便用户每天都能查看最新的分析结果。

  1. 报表生成与分发

  • 自动生成每日、每周或每月的业务报表,并通过邮件或消息通知相关团队成员。

  • 在月末或季度末自动生成汇总报告,减少手动操作的工作量。

2. 操作步骤-自行创建/管理运行计划

步骤一:进入文档详情页面

  1. 选中文档,单击基本信息按钮后进入详情页面。

    PixPin_2025-03-03_10-29-04

步骤二:创建和管理运行计划

  1. 在“ 运行计划 ”选项卡中,可以创建和管理运行计划(以下截图以仪表板为例)。

    PixPin_2025-03-03_12-21-45

  2. 部分数据源、仪表板数据集、报表以及仪表板均支持添加运行计划,运行计划可以使文档定时自动运行,在实际使用中非常方便。

更多介绍请您参见具体章节介绍。

通过运行计划功能,用户可以轻松实现文档的自动化管理,确保任务按时执行,提升工作效率。

3. 操作步骤-委托他人创建运行计划

默认情况下,系统会根据当前用户的上下文属性(如用户身份或所属组织)自动过滤数据,因此用户只能创建基于自身登录信息的计划任务。但在实际业务中,常需为其他用户创建运行计划并以对方身份执行。为此,我们特别提供了委托功能,满足这一使用场景。

步骤一:设置文档和委托权限

若要创建以他人身份运行的计划任务,需满足以下前提:

  1. 文档权限: 委托者至少具备对应文档的只读权限。

  2. 委托权限: 用户已提前委委托用户开启委托权限。

步骤二:创建运行计划

示例: 李琳和小林同属“A分公司研发总部销售经理”角色。李琳创建了一个仪表板并分享给小林,该仪表板通过用户上下文过滤数据,因此两人登录后看到的内容不同。某日小林出差在外,无法登录系统,却希望定时收到该仪表板的邮件。此时,可通过“委托”功能,让李琳代为创建运行计划,否则该计划只能由小林本人创建。

  1. 使用系统管理员账号登录进入系统后台先查看李琳和小林的组织角色:

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  2. 使用用户李琳(A分公司下研发总部的销售经理角色)登录并创建仪表板,为演示更明显,仪表板中使用富文本添加变量来展示当前登录用户的姓名,仪表板内容如下:

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  3. 李琳将创建好的仪表板分享给小林(A分公司下研发总部的销售经理角色):

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  4. 使用小林用户登录,在个人配置页面选择安全设置委托,在委托界面,选择组织、用户的操作并点击保存按钮进行保存。

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  5. 使用李琳用户登录系统,找到给小林分享的文档,选中文档,进入基本信息页面,添加运行计划,此时在运行者下拉列表就可以看到小林这个用户。

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  6. 李琳用户添加运行计划,运行者选择小林,保存运行计划(这里执行方式以手动执行,发送方式以邮件通知为例)。

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    注意: 根据本节的示例内容,这里就需要输入小林用户的邮箱。

  7. 使用李琳和小林用户登录并查看该文档的运行计划,均可以对该文档的运行计划进行查看和管理。

    使用李琳登录

    使用小林登录

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  8. 使用李琳用户登录并执行该运行计划,此时小林的邮箱即可收到以小林用户身份运行的结果邮件,查看邮件内容。

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