一、客户介绍

某企业是一家综合性商贸企业,涉及的业务包括零售、商超、仓储、物流配送、生产等多条业务。目前共有员工千余人,全国有数十个分支机构。

二、项目背景

该企业非常重视信息化建设,陆续上线了核心的 ERP 系统、CRM 系统、HRM人事管理系统等数十套应用系统。多年的应用沉淀了大量业务数据、预算数据和财务核算数据,为预决算可视化分析提供了丰富的数据基础。

此前,企业领导关心的预决算指标都是由各分支机构统计员手工统计,不能实现自动化展示。为节省工作量,总部只能每个季度提供一次预决算指标数据。随着公司业务的发展变化,为提高管理的精细度,企业管理层希望提高预决算数据分析的频度,目标是精确到每天的预算执行情况。为此,继续依赖分支机构手工统计,仅从时间上就不再现实,必须采用专业的商业智能系统,实现自动化、可视化的数据分析,以辅助企业各级领导的决策管理。

经过综合比较,该企业采用葡萄城 Wyn Enterprise 嵌入式商业智能与报表软件,开发实施了决策支持系统。

三、需求

项目的总体需求可以概括为:基于财务核心数据,结合生产系统、分销系统、HR系统及部分手动填报数据,参考现有预决算处理的 Excel 原始表样和预决算指标计算逻辑、汇报模板,利用专业商业智能可视化平台软件工具,搭建智能化、自动化、协同化、美观性的财务数据预决算可视化分析平台。

原始需求表样

原始需求表样为手工编制预算执行报告的一系列指导文件,文件格式为Excel。主要内容是各种分析指标的数据来源和计算逻辑,如下图:

分析内容需求

决策支持系统旨在通过对收支项目的预算和执行数据的分析,对业务活动进行及时的监控和反馈,从而为后续费用控制等措施的制定与调整提供数据支撑。

决策分析大致包括两个方向:预算数据分析、专项数据分析。

预算数据分析方向是指预算数据与实际执行数据的对比分析,以便各级领导及时掌握预算执行情况。预算执行情况分析包含以下三部分内容:

  • 纵向分析:从时间维度,按照年度、月度分析。统计当月预算完成率,统计本年截止当月的预算完成进度;近三年历史同期的完成率、完成进度对比。
  • 横向分析:从部门维度,分析各分支机构、业务部门、行政部门的费用执行情况和预算完成情况。
  • 结构分析:从费用类别维度,分析日常运行、专项经费、分摊费用等费用类型的预算执行情况。

专项数据分析,则是对于重点关注的公司业务,按照销售、生产、财务、人事、行政等业务种类,进行跨部门的预决算数据分析。专项数据分析除了着重分析总体情况,也要进行近三年同期对比的纵向分析。

权限控制需求

决策支持系统的上线,将为各级领导提供自助式的分析图表,不再依赖人工方式的统计图表。与财务处向各级领导一对一的文件推送形式不同,系统必须具备按照企业组织结构进行权限控制的能力,不同角色的领导可以根据自己分管的业务范围和/或部门(分支机构、职能部门),查看相应的预决算图表。如果某些图表包含多个业务部门的数据,系统还应具备行级数据权限控制功能,以令每个领导仅能看到自己权限范围内的统计数据。

四、实施方案

数据建模

原始数据情况

本项目是一个典型的多数据源BI项目,数据来源包括 ERP、财务、人事等多套应用系统,并且,由于该企业信息化建设起步很早,同一个应用系统,还包括多个不同版本的数据库。这些不同版本的应用数据库甚至不在同一台服务器上。

分析主题相关的预算数据,保存在预算系统的数据库中;执行数据则来自 ERP 系统总账模块的数据库。

该企业采用滚动预算编制方法,以季度为企业,当季未完成的预算额度,自动滚加到下个季度。每个季度都会有一套完整的、包含 12 个月数据的预算表。以第二季度为例,编制第二季度的预算表时,第一季度的 3 个月的预算数据,将用明细账中的实际发生额覆盖之前的预算数,再重新填写 4 月份开始的预算数。因此,从二、三、四季度看之前的预算数据,实际上应是执行数据。这是本项目实施中的技术难点之一。

原始数据的另一个问题是编码一致性问题:不同版本的应用系统数据库,部门、科目、收支项目等分析维度数据,都存在新旧两套编码。在多个年度对比的纵向分析中,这种不一致的编码必须统一为一套,同比分析才有意义。

关键分析指标

预算执行分析的关键指标包括:

  • 年度预算:预算表中1-12月的预算数合计。
  • 累计预算:预算表中1月至当前月份的预算数合计。
  • 累计执行:会计明细账表中1月至当前月份的发生额合计。
  • 预算执行率:累计执行/累计预算。
  • 预算执行进度:累计执行/年度预算。
  • 项目占比:某项费用种类占总执行的比率。
  • 平均占比:所有分支部门单个项目累计执行/所有部门所有项目累计执行。

数据加工和处理

散落各处的源数据,必须经过整合才能作为图表分析的基础数据。整合之后,还必须经过编码统一化,才能确保统计的准确性,也才能让同比分析有意义。这个过程类似传统 BI 中的数据抽取、转换和加载,即所谓 ETL。

1. 数据整合

系统采用数据库链接(DBLink),将来自不同数据源的数据,以数据库视图的形式保存在中间库中。这个过程实际是数据的预处理。
整合数据视图包括多年度预算数据、多年度执行数据、人事数据、财务数据等。

2. 物化视图

由于不同应用系统数据库服务器的数据量和服务器配置各不相同,整合后的数据视图,查询性能需要优化,为此,系统采用物化视图技术,将历史数据转成类似物理表的形式。

3. 维度数据处理

为了保证统计的准确性,尤其是保证同比分析的维度数据一致性,系统采用新旧编码对照表的形式,实现编码的标准化。涉及的维度数据包括:

  • 组织结构:多套系统的组织信息,采用部门编码对照表的方式,统一到新版本ERP系统的部门编码。旧系统的部门编码,同一部门的预算数据与执行数据的部门编码都不一致,分别使用两个编码对照表进行编码映射。
  • 会计科目:为维护和标准化新旧两套ERP系统的会计科目数据,避免科目编码和科目名称发生变化造成的科目数据关联异常,建立会计科目对照表,统一维护科目编码、科目名称、历史对照信息、变更时间等。
  • 收支项目:新旧ERP系统中的收支项目都是总账模块中的辅助核算项目,也采用新旧编码对照表的方式进行关联映射,统一到新系统的收支项目编码。

4. 数据刷新

除了历史数据,当前年度的预算数据和执行数据都是易变数据,为了保证统计数据的及时性,系统采用数据库定时任务、执行存储过程的方式,实现了 T+1 模式的数据刷新与加载。

定时任务设置为每天凌晨执行,避免对应用系统的业务操作造成干扰。

最新的数据存入中间库,系统将预算数、执行数、以及其他相关业务数据分别关联之后,再执行联合操作(Union),就形成了可视化分析所需的结果集。

各级领导每天登录系统,都能看到截止到昨天最新发生的会计凭证数据。相比之前每个季度的数据统计上报模式,系统辅助决策的时效性大大提升。

可视化看板设计

系统采用可视化看板形式展示截至当前日期的预算执行情况和专项资金使用情况。

在 Wyn Enterprise 中,可视化看板是一种名为“仪表板”的图表类型。

项目成果为数十个仪表板,所有仪表板均为多 Sheet 页设计,总计 Sheet 页超过 40 个。每个 Sheet 页由多个表格或图表(Chart)构成,总数超过 160 个。

下图为预算执行总体情况看板:

分析年度总预算、截止当前时间的累计预算和累计执行,预算执行率,预算执行度,对比分析历史近三年的年度预算、累计执行情况,对比历史同期,分析当年当期的预算执行进度和历史的差异,寻找和分析原因,避免预算执行不合理,分析执行过快或过慢的原因,保证预算合理正常的执行。

下图为质量建设费用看板:

从生产经营管控相关角度出发,分析各个部门的年度总预算、累计预算、累计执行、截止当期各部门预算执行率和执行度,使用组合图进行对比分析,对各部门的执行状况进行把控,对预算执行异常部门、经营建设相关的预算科目进行重点分析关注,分析各项的执行进度和占比情况。

下图为重点经费看板:

对各部门重点经费执行情况进行分析监测,包括历史近3年的实际执行金额、三年同期对比、各分支部门重点经费的执行率和执行度分析。

报表钻取设计

除了仪表板,系统还设计了数十张交互式分析报表,以便各级领导对看板内容中的总体数据进行自助式分析。

报表参数栏提供了查询条件,以方便各级领导对特定部门、指定时间范围的数据进行查询分析,如下图:

系统还支持按年度、部门、费用种类进行多层级钻取分析,比如从多年度同比分析中钻取到某个年度的数据,再从该年度数据钻取到某个部门的数据,然后钻取该部门某个费用种类的数据,直至钻取到该费用种类发生额数据的具体凭证,如下图:

五、项目价值

负责该项目的技术人员介绍到:

  • 本项目的实施,实现了将手工统计图表自动化,不仅解放了总部和分支机构的统计人员,而且因为避免了各种手误,数据的准确性得到充分的保证。
  • 对于各级领导,不再依赖季度末的手工报表,任何时间都可以自主查询预算执行和专项资金的收支情况,决策的时效性大大提高。
  • 特别值得一提的是,尽管存在数据抽取、转换、加载的实际需求,本项目仅仅凭借 Wyn Enterprise 本身的功能,完全没有用到第三方的ETL工具,就实现了相当复杂的数据建模。这不仅降低了项目实施风险、节省了项目成本,也减少了将来的系统运维负担。